De nombreux clients nous confient la gestion de leur boîte mail surchargée. En effet, nous mettons en place une organisation efficace en créant des libellés personnalisés et supprimons vos abonnements indésirables. Ainsi, vous gagnez un temps précieux et retrouvez rapidement les informations importantes et pouvez vous concentrer pleinement sur votre activité.
Comment alléger vos e-mails et optimiser votre boîte de réception ?
Avec l’augmentation constante des e-mails envoyés chaque jour, la gestion de votre messagerie génère un gain de productivité, et réduit à petite échelle votre empreinte carbone. En 2019, plus de 293,6 milliards de courriels étaient échangés quotidiennement. La majorité des messages ne sont même pas ouverts, avec des spams, des newsletters, ou encore des courriels envoyés à de multiples destinataires. Voici un guide pour optimiser votre boîte de réception.
1. Alléger le poids de vos courriels
La première étape est de commencer par leur contenu :
Simplifier la signature : optez pour une signature minimaliste
Réduire les pièces jointes : Privilégiez l’envoi de liens avec WeTransfer, FileVert ou le cloud pour des documents volumineux.
Supprimer l’historique des discussions
Passer au format texte : utilisez le texte brut plutôt que le HTML.
2. L’impact des e-mails sur l’environnement
Ordinateurs, serveurs et routeurs sont constamment allumés et génèrent une empreinte carbone non négligeable.
Comment réduire cet impact ?
Supprimer les e-mails non ouverts : faites un tri régulier.
Vider régulièrement votre corbeille : les e-mails supprimés continuent d’occuper de l’espace si vous ne les supprimez pas définitivement.
Installer un anti-spam : évitez que votre boîte soit surchargée par des e-mails indésirables.
Désabonnez-vous des newsletters non lues : ce geste simple allège votre boîte tout en réduisant l’encombrement numérique.
Des outils comme Cleanfox, ListeWise, ou Clean Email vous aident à automatiser le nettoyage et la gestion de vos e-mails. Ils identifient et suppriment les messages inutiles pour vous permettre de mieux respirer !
3. Organisation de votre boîte mail
Les libellés (ou tags) : Gmail, par exemple, permet d’organiser automatiquement les e-mails entrants grâce à des libellés. Vous pouvez créer des règles basées sur le sujet ou l’expéditeur, pour que vos messages soient classés dès leur arrivée. La recherche et le classement deviendront plus faciles.
Outils d’IA pour la gestion des e-mails
Des services comme SaneBox utilisent l’intelligence artificielle pour trier vos e-mails en fonction de leur importance. Ils permettent d’économiser jusqu’à 3 à 4 heures par semaine en déplaçant les moins urgents dans des dossiers spécifiques (par exemple ceux où vous êtes seulement en copie).
4. L’importance de bien gérer vos e-mails
La mauvaise gestion des e-mails peut entraîner une perte de productivité. Une boîte de réception mal organisée représente une source de stress, surtout lorsqu’on reçoit des centaines de messages non lus. Se sentir débordé peut affecter votre concentration et engendrer une perte de temps considérable.
En prenant quelques mesures simples pour alléger vos e-mails et organiser efficacement votre boîte de réception, vous pouvez non seulement améliorer votre productivité, mais aussi réduire l’empreinte carbone de vos communications électroniques.
Besoin d’un coup de main pour trier vos e-mails ? Contactez-nous dès maintenant pour une boîte mail optimisée et allégée !
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